MJ Service samler planlægning og data med Virkplan Projects og BI

For at skabe bedre overblik over planlægning, data og fakturering har MJ Service implementeret Virkplan Projects oven på deres eksisterende Business Intelligence-løsning fra Virkplan.

Resultatet er mindre manuelt arbejde, bedre datagrundlag og en løsning, der gør det muligt at skalere forretningen uden at øge administrationen.

‍

Manuel planlægning i flere systemer

Før samarbejdet med Virkplan blev planlægning og styring af vinduespoleringsopgaver håndteret gennem en kombination af Excel og et branchespecifikt produktionssystem. Det betød, at data lå i flere systemer, og at planlægning, fakturering og controlling i høj grad var manuelle processer.

Mikael Hjort Bang, Planlægnings- og Analysechef, MJ Service udtaler:

“Vi kørte noget styring i et Excel-ark og noget i et produktionssystem. Det betød, at tingene ikke altid hang sammen, og der var meget manuelt arbejde i både planlægning og fakturering.”

Derudover var der kun få personer i organisationen, der havde det fulde overblik over processerne, hvilket gjorde løsningen sårbar.

‍

Fra Business Intelligence til Virkplan Projects

MJ Service blev introduceret til Virkplan gennem en af deres teknologileverandører, som Virkplan samarbejder med. I forbindelse med en større modernisering af virksomhedens systemlandskab implementerede MJ Service først en Business Intelligence-løsning fra Virkplan.

Da behovet opstod for at samle planlægning og opgavestyring i forbindelse med deres vinduespolering, blev samarbejdet udvidet med Virkplan Projects.

“Vi var allerede på BI-delen, så det var det samme værktøj og den samme portal. Derfor gav det god mening at bruge den samme platform til planlægningen af vinduespoleringen,” fortsætter Mikael Hjort Bang.

‍

En samlet forretningsplatform og mere automatisering

Implementeringen af Virkplan Projects blev gennemført i løbet af få måneder. Arbejdet begyndte i november, og løsningen blev taget fuldt i brug ved årsskiftet.

Ved at samle planlægning, opgavestyring og data i én platform har MJ Service blandt andet fået mulighed for at:

• automatisere flere administrative processer
• integrere løsningen med deres Microsoft-platform
• arbejde mere struktureret med data og controlling

Et konkret eksempel er prisregulering på kundeaftaler, som tidligere blev håndteret manuelt.

“Vi har lige opdateret priser for flere hundrede kunder ved bare at uploade en liste. Før skulle det hele opdateres manuelt.” fortæller Mikael Hjort Bang.

Samtidig giver løsningen bedre adgang til data og mulighed for at opsætte automatiske kontroller og advarsler, hvis noget ikke stemmer i data.

‍

Bedre overblik – også ude i marken

Løsningen bruges både af medarbejdere i administrationen og af medarbejdere i marken via appen. Her kan medarbejderne blandt andet se opgavebeskrivelser, registrere start og slut på opgaver og læse noter om kunderne.

Det giver et bedre overblik og sikrer, at relevante informationer er tilgængelige for medarbejderne, når de er ude hos kunderne.

‍

Tæt samarbejde og hurtig support

For MJ Service har samarbejdet med Virkplan også været kendetegnet ved hurtig support og mulighed for løbende justeringer.

“Hvis der er noget, vi er i tvivl om, er det ekstremt let at få hjælp. Vi kan lave en supportsag i portalen, og der er I ret hurtige til at svare. Ofte kan vi også bare lige tage fat i jer og få afklaret tingene med det samme.”

Den hurtige dialog har også gjort det muligt løbende at forbedre løsningen.

“Vi har også fået lavet nogle små justeringer undervejs, hvor I lynhurtigt kunne tilpasse systemet, så vi fik automatiseret endnu en del af vores processer.,” fortæller Mikael Hjort Bang.

I opstartsfasen har det også været en fordel, at spørgsmål hurtigt kan afklares i dialog med Virkplans konsulenter.

‍

Klar til vækst uden flere administrative ressourcer

For MJ Service handler digitaliseringen ikke kun om effektivisering, men også om at gøre forretningen klar til vækst.

Mikael Hjort Bang fortæller afsluttende:

“Hele målet for os er, at vi kan drive en større forretning uden at tilføre flere administrative ressourcer.”

Selvom virksomheden i perioden er blevet færre i administrationen, oplever de ikke et større arbejdspres - tværtimod. Med bedre systemer og mere automatisering er der blevet mere tid til værdiskabende opgaver.

‍

‍