Brug Admin til at administrere adgange og rettigheder

Groups

Det er her, du kan oprette nye grupper. Når du opretter en gruppe, angiver du tilladelserne for gruppen, rapportadgange, og du kan vælge, om brugere er medlemmer eller gruppeadministratorer.

Tryk på "create new" og angiv gruppenavn. Man kan også lave en beskrivelse af gruppen.

Users

Her opretter du nye brugere, indstiller tilladelserne for brugerne og vælger brugerens rolle. Tilføj funktioner, gruppemedlemskaber og rapportadgange. Brugeren skal være oprettet, før der sættes tilladelser i "Projects".

Tryk på "create new", tilføj navn, mailadresse, rolle, password og evt. tlf. nr.

‍

Man kan også give tilladelser til brugerne via features. Disse features vil kun kunne til - og fravælges, hvis de ligeledes er slået til på virksomhedens "Company". Dette aftales med Virkplan.

Nedenstående vil kun vises for de brugere, der har Projects i portalen

‍

Vi har lavet tooltips ud for hver rettighed, som giver en forklaring af de enkelte rettigheder.

Læs også om rettighederne her:

Can create Ideas – Giver tilladelse til at oprette en ny idé.

Can create Projects – Giver tilladelse til at oprette projekter, se dem i projektlisten og redigere de projekter, man selv har oprettet.

Can create templates Ideas – Giver tilladelse til at oprette skabeloner for idéer.

Can create templates Projects – Giver tilladelse til at oprette projektskabeloner og redigere eksisterende skabeloner.

Can edit Ideas – Giver mulighed for at se og redigere alle idéer uden selv at være involveret i dem.

Can edit project form builder – Giver mulighed for at redigere formularerne i projektoversigten uden at være projektleder.

Can edit project task assignee as assignee – Giver mulighed for at ændre den ansvarlige på opgaver, der aktuelt er tildelt én selv. Gælder kun opgaver, der ikke er afsluttet. Man kan vælge blandt alle brugere.

Can edit project task timing as assignee – Giver mulighed for at ændre tidsplanen på opgaver, der aktuelt er tildelt én selv. Gælder kun opgaver, der ikke er afsluttet.

Can edit project task stakeholder as assignee – Giver mulighed for at ændre interessenten på opgaver, der aktuelt er tildelt én selv. Gælder kun opgaver, der ikke er afsluttet.

Can read all Ideas – Giver mulighed for at se alle idéer uden selv at være involveret i dem. Ingen redigeringsmulighed.

Can read all projects – Giver mulighed for at se alle projekter i projektlisten, herunder oversigt og tidslinje for hvert projekt. Man kan navigere fra projekter til tidsplan og videre til egne opgaver samt redigere og gemme disse.

Can read all projects documents – Giver mulighed for at se alle tilgængelige projektdokumenter på tværs af alle opgaver i projektet.

Can read Projects as assignee – Giver mulighed for at se projektlisten, som viser de projekter, man er involveret i, herunder oversigt og tidslinje for hvert projekt.

Can read project templates – Giver mulighed for at se projektskabeloner. Ingen redigerings- eller gemmemulighed.

Can edit Projects – Giver mulighed for at redigere alle projekter. Denne tilladelse tilsidesætter øvrige projekt-relaterede tilladelser.

Can Edit Project Area Fields As Assignee – Giver mulighed for at ændre projektets områdefelter på projekter, hvor brugeren eller brugerens gruppe er tildelt en opgave. Gælder kun projekter, der ikke er afsluttet.

Can Only Assign From Me And My Groups – Giver kun mulighed for at tildele opgaver til sig selv eller til brugere i egne grupper.

Can See Tasks For Group Members – Giver mulighed for at se opgaver for brugere i egne grupper.

Can Create Quick Forms – Giver mulighed for at oprette og administrere quickforms, herunder oprette nye formularer, redigere eksisterende og angive adgangsrettigheder for, hvem der må se og anvende formularerne.

Can View Gantt From Project Task – Giver mulighed for at se en skrivebeskyttet version af projektets Gantt-diagram fra opgavevisningen.

‍

‍

BEMÆRK – "Højere" tilladelser på en bruger eller i gruppen tilsidesætter, hvad en bruger ellers får af rettigheder, og rettigheder på bruger og gruppe skal ses som komplementære til hinanden.

‍

Der er yderligere to indstillinger under "permissions in projects".

"Recieve tasks by e-mail - her vil brugeren modtage en mail med et link til sin opgave. Dette kan fx. bruges til Eksterne samarbejdspartnere, der ikke skal arbejde direkte i Virkplan portalen, men som kan udfylde sin opgave ved blot at klikke på linket i mailen og færdiggøre sin opgave.

"Receive notifiication when assigned as PM on project" - her vil brugeren modtage en notifikation, at de er blevet projektleder på et projekt.

‍

‍

‍

Access – Reports

Konfigurering af rapportadgang. Her giver du grupper eller brugere adgang til specifikke rapporter. Du vælger en rapport og vælger, hvordan adgangen skal være for gruppen eller brugeren. Det vil fremgå, hvem der har allerede har rettigheder og dette vil også kunne ses på brugerens profil.

Access – Sites

Konfigurer webstedsadgang. Giv brugere og grupper adgang til bestemte sites. Det vil fremgå, hvem der har allerede har rettigheder til denne side.

Access – Import

Konfigurer importadgang. Konfigurer, hvilke brugere og grupper der må uploade filer. Det vil fremgå, hvem der har allerede har rettigheder til denne side.

Master documents

Dette er dokumentbiblioteket for masterdokumenter. Når der uploades dokumenter til fx. en opgave eller et projekt, kan man vælge at uploade dem fra eksisterende dokumenter, som her henviser til Master Documents.

Portal Usage

En fælles rapport som viser brugen i Virkplan portalen for dit company. Alle Company admins har adgang og Portal Usage vil ligge under Admin.

Members vil kunne se den som et menupunkt for sig selv, hvis man som "member" bruger har fået adgang. Dette gives via en feature på brugeren.

Det er her du konfigurerer triggers, tags og Area fields.

‍

Actions

En automatisk trigger/action som Virkplan kan sætte op til at kalde en funktion, når en opgave er udført. F.eks. sende en e-mail til en bestemt person, når opgaven er udført. Virkplan kan også være behjælpelig med en Call back url, som fx. start event.

‍

Tags

Her kan du oprette tags. Når et tag kan det tilføjes til en opgave allerede på templateniveau, men også efter at projektet er oprettet. Du kan tilføje flere tags til en opgave. Tags vises som et felt under "Information" i en opgave.

Tags kan fx. bruges til at se, hvilken afdeling/gruppe, der blev sat som "assignee" på en opgave, før "assignee" blev ændret til en bestemt person. Hvis du navngiver et tag med en gruppe - eller et afdelingsnavn, kan du filtrere på det tag i opgavelisten og derved få vist hvilken afdeling, der har ansvaret for opgaven.

Tags vises i Tasks-listen som en kolonne, som du kan filtrere på.

De skal redigeres under projects configurations.

‍

‍

Projekt Area Fields og Task Area Fields

Projekt area fields vil blive vist i projekt “overview”. Konfigurer Area fields som bl.a. tekst, dropdown, dropdown multivalg, adresse eller efter URL fra en virksomhedscentral. Et Area Field kan også være related, således, at vælges der en kategori i et area field, vil valgmulighederne i næste area field bestemmes ud fra den kategori valgt. Det kan være kundenummer, projekttype, region, kontonr. eller hvad en virksomhed nu har brug for til deres projektoverblik. Du kan tilføje så mange Area fields, som du ønsker. Area fields vises i projektlisten, og du kan filtrere på dem.

‍

Det er også muligt at se Area Fields i rapporterne. Du kan ændre rækkefølgen af Area fields. Dette vil så slå igennem på alle fremadrettede projekter, der laves.

‍

Man kan også lave area fields på opgaver. Disse vil dog kun kunne ses på selve opgaven.

‍

Area fields kan til - og fravælges allerede på templateniveau, således inden man starter et nyt projekt kun udstiller de area fields, man ønsker på det givne projekt og projektets opgaver. Vælg det Area field, der skal være et obligatorisk felt og marker Reguired. Dette kan gøres både på Project - og task area fields.

‍

‍

Custom Containers

Det er også muligt at tilføje "Custom containers" til projekter og opgaver. En datakilde bruges af containere som udgangspunkt for dataindsamling.

Dette vil kræve at der konfigureres en datakilde. Vi henviser til at kontakte Virkplan for konfiguration.

Når denne datakilde er konfigureret kan man tilføje sine Containers og selv navngive dem. Har man flere datakilder vælger man ved oprettelse, hvilken en Containeren skal bruge.

Eksempler på Custom containers kan være, at man kan se antal henvendelser fra en kunde på sit projekt eller man kan se relaterede projekter eller opgaver.

BEMÆRK: Sletning af Area fields kræver en oprydning fra Virkplans medarbejdere, når de er brugt på igangværende projekter og gamle projekter.

‍