"Projects" er Virkplans projekt - og processtyringsmodul. Projects består af en oversigt med de forskellige arbejdsfunktioner i modulet.
1. Dashboard Dashboardet er et overblik over projekter, ideer, opgaver og samtaler. Det er muligt at filtrere efter bruger og status, afhængigt af hvilken rolle man har på portalen.
Projects
Dashboard boksene viser titel, nummer, din rolle i et projekt og status. Det viser, om et projekt er bagud, er på rette spor eller klar til at blive fuldført. Når man trykker på en projektboks, vises de tilknyttede opgaver til dette projekt. Man vil kunne se antallet af projekter, som du er deltager i, på oversigten.
Ideas
Her kan man se status på idéer og antallet af idéer. Boksen viser nummer, titel, rolle og status. Hvis en idé er klar til at blive accepteret, og man har rollen sign off, vises "klar til sign off". Man kan gå direkte til oversigt på Ideas og godkende eller afvise.
Project tasks
Her kan man se status på sine opgaver og antal og man kan sortere på status på opgaven. Opgaveboksen viser opgavens titel, nummer, dato, tildelte rolle og status. Man kan gå direkte til opgaven fra boksen. Når man trykker på boksen, vises opgavens samtaler.
Conversations
Når man står på et specifikt projekt, vil man kunne se, om der er nogen samtaler. Når man går på en opgave, vil man kunne se, om der er en samtale på den opgave. Conversations kan bruges som noter til en selv eller mellem projektleder og assignee.
2. Idea Bank Idea Bank er listen over over alle ideer, accepterede ideer og templates for idéer.
Her kan man oprette ideer og skabeloner til ideer. Når en idé er oprettet vil den blive vist i listen. Alle idéer skal accepteres (kræver sign offs på idéen) før den kan blive til et projekt. Hvis en idé er "accepteret", kan man oprette ideen som et projekt".
3. Projects Dette er projektlisten over alle projekter. Man kan filtrere på kolonnerne i denne liste og man redigere i visningen af listen. Data fra listen kan eksporteres til en CSV fil.
Man får vist 3 faner; Projekter, afsluttede projekter og skabeloner og der er en "create new" knap.
Når man klikker på et projekt, får man et nyt display, som kun vedrører det specifikke projekt, man har trykket på.
I den øverste bjælke kan man gå fra fane til fane.
Overblik
1. Detaljer - indeholder projektnummer, timing, projektleder, titel og beskrivelse . Det viser status for projektet.
I detaljer kan man også tilføje "area fields" (lavet under "Project Configuration" - se under Admin) Tilføj lanceringsdatoer (f.eks. udgivelsesdatoer eller deadlines) Der er en "Action" menu med "kopier projekt" og en "udskriv" knap plus en Indstillingsfunktion. I projektindstillinger kan man beslutte, om man vil have tidsplanen justeret efter opgavens afslutning eller ej. Man kan angive betingelserne for, om opgaver, der er bagud, skal markeres i tidsplanen.
2. Forms - en arbejdsformular til at udfylde relevante oplysninger om projektet. Tilføj afkrydsningsfelter, tekstbokse, tabel og meget mere.
3. Related forms (Sammenkædede formularer) - tilføj "Forms" fra opgaver i et projekt. Hvis man har bestemte oplysninger, der skal vises i Projektoversigten fra en form i en opgave, kan man tilføje en sammenkædet form.
4. Stakeholders (Interessenter) - er en person af interesse i projektet. Kan se projektet og føre samtaler i projektet.
5. Dokumenter – upload og download filer til et projekt i projektoversigten, disse vises som default kun på oversigten. Man kan dog markere "inherit" dokument til alle opgaver i projektet. Dette vil gøre det specifikke nedarvede dokument synligt i alle opgaver relateret til projektet. For upload af Word-filer skal man vælge "read" eller online redigering - (Kun Word-filer). Excel online redigering er under bearbejdning.
6. Links -tilføj et link til et projekt.
7. Logs – her kan man se logs over udført arbejde i projektoversigten.
Conversations
Føj samtaler til projektet. Dette er kun muligt for personer med tilladelse til at læse eller redigere i projekter. Man kan også bruge det som noter. Antal samtaler vises i den øverste bjælke, ligesom tilføjelse af flere svar til en samtale vises med et tal i den specifikke samtale.
Time Plan
Dette er tidsplanen for opgaverne i projektet. Her kan man lave faser, opgaver, afhængigheder og se projektets tidslinje. Se afsnittet Time plan & Tasks for yderligere detaljer.
Project team
Her kan man ændre assignees, stakeholders og Sign-Offs i projektet. Ved at vælge en ny bruger eller gruppe kan man erstatte den eksisterende bruger med en anden.
All documents
Dette er en oversigt over de dokumenter, der er relateret til projektet og opgaverne i projektet. Hvis dokumentet har en opgavetitel, er det relateret til et dokument i en opgave. Ingen opgavetitel betyder, at dokumentet ligger i projektoversigten.
Completed projects (Afsluttede projekter) Dette er listen over afsluttede projekter. Det er muligt at filtrere i denne liste. Projekter, der er blevet slettet, kan ikke fremsøges. Her skal man tage fat i en Virkplan medarbejder.
Templates (Skabeloner) Det er her, man opretter de skabeloner, der skal bruges i projekterne. Skabelonerne er standarder, og man kan have flere skabeloner. Det er her, man definerer sine standardtidsplan med timing, dokumenter, assignees osv. Ændringer i en skabelon vil påvirke nye projekter, der er lavet ud fra skabelonen.
4. Tasks
En liste over alle opgaver, der fungerer som et arbejdsværktøj og overblik. Man kan filtrere på denne liste. Man kan markere flere opgaver og ændre assignee. Knappen "Actions" bruges til at starte, færdiggøre en opgave eller flere. Man kan tilføje kommentar og tilføje et dokument. Me and my groups viser status for gaver og dine gruppers opgaver. Der er mulighed for at se afsluttede projekters opgaver. Se afsnittet Time plan & Tasks for yderligere detaljer.
5. Documents Dette er en liste over alle dokumenter. Ved at vælge et dokument kan man downloade det. Man kan filtrere på denne liste.
Det er kun muligt at se dokumentlisten, hvis du er virksomhedsadministrator, eller hvis du har tilladelse til at se alle dokumenter.
Time plan & Tasks (Tidsplan og opgaver) En projekttidsplan er kun synlig for projektledere eller brugere med tilladelse til at læse eller redigere projekter.
Tidsplanen er din all over plan for projektet. Den er opdelt i faser med opgaver. Der er overblik over opgaver, modtager, start- og slutdato, forventet start- og slutdato, varighed og status. I Gantt-diagrammet har man en visualisering af planen.
Der er en gem- og nulstillingsknap. Og man kan starte, stoppe og afslutte projektet ved handlingsknappen i øverste højre hjørne.
Der flere funktioner til at justere tidsplanen, så den passer til dig, mens du arbejder i den. Det er ikke muligt at gemme justeringer i Tidsplanen, når du går ud af den.
Der er flere funktioner i tidsplanen, der er relateret til opgaver. Man kan tilføje, slette og kopiere opgaver.
En Task (opgave) i et projekt er der, hvor man dokumenterer sit arbejde. Det er her, man starter og fuldfører sin opgave. Opgaveoversigten består af 7 felter.
Forms har en "født" standardformular fra en skabelon. Formularen kan redigeres, og det er her, man udfylder oplysninger om opgaven, enten ved hjælp af flueben, rullelister, tabel eller tekstfelter. Man kan lave vandrette linjer og overskrifter.
Information er det felt, hvor titel, varighedsdage og tidsindstilling, assignees, predecessors, beskrivelse og tags vises.
Predecessors er en afhængig du kan sætte, således den pågældende opgave er afhængig af en anden opgave skal være afsluttet først, før den næste kan starte. En opgave kan have flere predecessors.
Stakeholders (Co – Assignee) er en bruger, der kan udføre opgaven på lige fod med assignee Antallet af stakeholders vil blive vist i feltet. Skal bruges, hvis du har brug for flere assignees på din opgave og ikke ønsker en gruppe som assignee. (OBS – ny funktion under udvikling) - pt. Fungerer den kun som en ikke-aktiv assignee.
Sign Offs (Godkendere) er personer, der skal godkende den specifikke opgave. Dette kan være et tjek af, at formularerer udfyldt korrekt, eller at et dokument indeholder de krævede oplysninger. Man kan have flere godkendere af enopgave. En opgave vil ikke være afsluttet, før opgaven er godkendt af alle sign-offs. Antallet af sign-offs vises i feltet.
Documents - upload og download filer til din opgave. For upload af Word-filer skal du vælge om den kun må kunne læses eller den er redigerbar (online redigering). Dette er kun gældende for Word-filer. Antallet af dokumenter vises i feltet.
Links bruges til at navigere til en ny placering ved at klikke eller trykke på den.
Logfiler viser opgavernes "fodspor".
