Funktionsbeskrivelser

Hvad betyder funktionerne i projektstyringsværktøjet Projects? Hvad kan KPI Boards bruges til, og hvordan fungerer Time Plan og task-liste?

Siden her er lavet for at hjælpe dig i gang og besvare dine spørgsmål. Brug søgefeltet nedenfor til at finde specifikke ord, eller klik på de forskellige kategorier.

Kategorier
Reset Filters
Brug Admin til at administrere adgange og rettigheder
Administration af brugere, rettigheder og adgange samt konfiguration af felter i projekter.
Last Updated on
April 18, 2024

Admin

Dette er kun synligt for firmaadministratorer, og kun muligt for firmaadministratorer at oprette og redigere adgange.
Det er her, du opretter brugere og grupper og angiver tilladelser.

Groups

Det er her, du kan oprette nye grupper. Når du opretter en gruppe, angiver du tilladelserne for gruppen, rapportadgange, og du kan vælge, om brugere er medlemmer eller gruppeadministratorer.

Users

Her opretter du nye brugere, indstiller tilladelserne for brugerne og vælger brugerens rolle. Tilføj funktioner, gruppemedlemskaber og rapportadgang. Brugeren skal være oprettet, før der sættes tilladelser i "Projects".

BEMÆRK – "Højere" tilladelser på en bruger eller i gruppen tilsidesætter, hvad en bruger ellers får af rettigheder, og rettigheder på bruger og gruppe skal ses som komplementære til hinanden.

Access – Reports

Konfigurering af  rapportadgang. Her giver du grupper adgang til specifikke rapporter. Du vælger en rapport og vælger, hvordan gruppeadgangen skal være.

Access – Sites

Konfigurer webstedsadgang. Giv brugere og grupper adgang til bestemte websteder.

Access – Import

Konfigurer importadgang. Konfigurer, hvilke brugere og grupper der må uploade filer.

Master documents

Dette er dokumentbiblioteket for masterdokumenter.

Projects Configurations

Det er her du konfigurerer triggere, tags og area fields.

Triggere - er en automatisk trigger Virkplan kan sætte op til at kalde en funktion, når en opgave er udført. F.eks. sende en e-mail til en bestemt person, når opgaven er udført.

Tags – her kan du tilføje et tag til en opgave. Når tag er oprettet,  kan tagget tilføjes i "tags" på opgaver. F.eks. til brug for virksomheder, der ønsker at se, hvilken afdeling der har ansvaret for en opgave eller for andre anvendelser. Tags vises i opgavelisten som en kolonne, som du kan filtrere på.

Area Fields – disse felter vil blive vist i projekt “overview”. Konfigurer Area fields som tekst, dropdown, dropdown multivalg, adresse eller efter URL fra en virksomhedscentral. Det kan være kundenummer, projekttype, region, kontonr. eller hvad en virksomhed nu har brug for til deres projektoverblik. Du kan tilføje så mange Area fields, som du ønsker. Area fields vises i projektlisten, og du kan filtrere på dem. Det er også muligt at se Area Fields i rapporterne.

BEMÆRK: Sletning af Area fields kræver en oprydning af Virkplans medarbejdere, når de er brugt på igangværende projekter og gamle projekter.

Brug Sites til at vise andre websider i portalen
Få vist indlejrede sider i Virkplan portalen.
Last Updated on
April 19, 2024

Sites

Ønsker man at få vist sin hjemmeside eller en anden allerede forankret side, kan dette lade sig gøre under Sites i portalen.

Det kan være at man ønsker virksomhedens egne Tips&Tricks side inde i Virkplan portalen. Man bestemmer selv navnet for sit site og man kan have flere sites.

Del dokumenter med en gruppe
Delte dokumenter for grupper.
Last Updated on
April 23, 2024

Shared Documents

Denne funktion er de dokumenter, der deles i grupper. Som medlem af en gruppe kan man dele dokumenter med andre i gruppen. Man kan uploade et dokument og vælge, om man vil dele det med alle i gruppen eller kun med administratorer.

Under "Shared Documents" vises en liste over de dokumenter, der er delt med dig og din gruppe.

Import af filer
Importer filer og lav specifikke opsætninger for import af data.
Last Updated on
April 12, 2024

Upload data

Her kan man importere sine filer og lave specifikke opsætninger af, hvordan filerne skal importeres.

Kan herefter anvendes i BI rapporteringen.

Rapporter - indsigt i data på flere niveauer
Digitalisering af virksomhedens data på en overskuelig måde.
Last Updated on
April 10, 2024

Reports

Dit dataoverblik i en rapport eller flere rapporter. Virkplan digitaliserer din virksomheds data og præsenterer den på en overskuelig måde. Rapporterne kan skræddersyes, så de passer til din virksomhed og rapporterne opdateres dagligt.  Brug dem som ledelsesværktøj, og få den detaljegrad, du ønsker. Alle i virksomheden kan få indsigt i rapporterne med individuelle adgange.

Der er mulighed for at vælge RLS-opsætning. RLS står for Row Level Security. Ved at benytte RLS kan man styre, hvilken data en BI-rapport skal udstille. Få vist en rapport med differentieret indhold afhængigt af brugerrettigheder. En rapport med RLS er kun tilgængelig for brugere med RLS-adgang eller en kode.

RLS-Impersonation. Tillad RLS-efterligning for medlemmer ved at tilføje det som en funktion på brugeren. Når man står i en rapport og trykker på Impersonate kan man vælge hvilken bruger, man vil se rapporten som. Derved kan en leder se en rapport, som en medhjælper ser den. Virksomheden skal have funktionen "RLS-Impersonation", før det er muligt at tilføje den som en funktion på en bruger eller gruppe. OBS - Alle indstillinger på Virksomheder administreres af Virkplan Medarbejdere.

Styring af projekter
Projektstyringsmodulet i Virkplan portalen.
Last Updated on
April 19, 2024

Projects

"Projects" er Virkplans projekt - og processtyringsmodul. Projects består af en oversigt med de forskellige arbejdsfunktioner i modulet.
Et billede, der indeholder tekst, skærmbillede, Font/skrifttype, designAutomatisk genereret beskrivelse

1. Dashboard

Dashboardet er et overblik over projekter, ideer, opgaver og samtaler. Det er muligt at filtrere efter bruger og status, afhængigt af hvilken rolle man har på portalen.

Et billede, der indeholder tekst, Font/skrifttype, linje/række, skærmbilledeAutomatisk genereret beskrivelse

Projects

Dashboard boksene viser titel, nummer, din rolle i et projekt og status. Det viser, om et projekt er bagud, er på rette spor eller klar til at blive fuldført. Når man trykker på en projektboks, vises de tilknyttede opgaver til dette projekt. Man vil kunne se antallet af projekter, som du er deltager i, på oversigten.

Ideas

Her kan man se status på idéer og antallet af idéer. Boksen viser nummer, titel, rolle og status. Hvis en idé er klar til at blive accepteret, og man har rollen sign off, vises "klar til sign off". Man kan gå direkte til oversigt på Ideas og godkende eller afvise.

Project tasks

Her kan man se status på sine opgaver og antal og man kan sortere på status på opgaven. Opgaveboksen viser opgavens titel, nummer, dato, tildelte rolle og status. Man kan gå direkte til opgaven fra boksen. Når man trykker på boksen, vises opgavens samtaler.

Conversations

Når man står på et specifikt projekt, vil man kunne se, om der er nogen samtaler. Når man går på en opgave, vil man kunne se, om der er en samtale på den opgave. Conversations kan bruges som noter til en selv eller mellem projektleder og assignee.

2. Idea Bank

Her kan man oprette ideer og skabeloner til ideer. Hvis en idé er "accepteret", kan man oprette ideen som et projekt". Man vil få vist en liste over alle ideer, accepterede ideer og templates.

3. Projects

Denne side består af 3 faner; Projekter, afsluttede projekter og skabeloner

Projects (Projekter)

Dette er projektlisten over alle projekter (rettighedsafhængig). Man kan filtrere på denne liste.

Når man klikker på et projekt, får man et nyt display, som kun vedrører det specifikke projekt, man har trykket på.

I den øverste bjælke kan man gå fra fane til fane.  

Overblik

1. Detaljer - indeholder projektnummer, timing, projektleder, titel og beskrivelse. Det viser status for projektet. 

  • I detaljer kan man også tilføje "area fields" (lavet under "Project Configuration" - se under Admin)
  • Tilføj lanceringsdatoer (f.eks. udgivelsesdatoer eller deadlines)
  • Der er en "Action" menu med "kopier projekt" og en "udskriv" knap plus en Indstillingsfunktion. I projektindstillinger kan man beslutte, om man vil have tidsplanen justeret efter opgavens afslutning eller ej. Man kan angive betingelserne for, om opgaver, der er bagud, skal markeres i tidsplanen.
Et billede, der indeholder tekst, skærmbillede, Font/skrifttype, nummer/talAutomatisk genereret beskrivelse

2. Forms - en arbejdsformular til at udfylde relevante oplysninger om projektet. Tilføj afkrydsningsfelter, tekstbokse, tabel og meget mere. 

3. Related forms (Sammenkædede formularer) - tilføj "Forms" fra opgaver i et projekt. Hvis man har bestemte oplysninger, der skal vises i Projektoversigten fra en form i en opgave, kan man tilføje en sammenkædet form.  

4. Stakeholders (Interessenter) - er en person af interesse i projektet. Kan se projektet og føre samtaler i projektet. 

5. Dokumenter – upload og download filer til et projekt i projektoversigten, disse vises som default kun på oversigten. Man kan dog markere "inherit" dokument til alle opgaver i projektet. Dette vil gøre det specifikke nedarvede dokument synligt i alle opgaver relateret til projektet. For upload af Word-filer skal man vælge "read" eller online redigering - (Kun Word-filer). Excel online redigering er under bearbejdning.  

6. Links -tilføj et link til et projekt.  

7. Logs – her kan man se logs over udført arbejde i projektoversigten.  

Conversations

Føj samtaler til projektet. Dette er kun muligt for personer med tilladelse til at læse eller redigere i projekter. Man kan også bruge det som noter. Antal samtaler vises i den øverste bjælke, ligesom tilføjelse af flere svar til en samtale vises med et tal i den specifikke samtale.

Time Plan

Dette er tidsplanen for opgaverne i projektet. Her kan man lave faser, opgaver, afhængigheder og se projektets tidslinje. Se afsnittet Time plan & Tasks for yderligere detaljer.

Project team

Her kan man ændre assignees, stakeholders og Sign-Offs i projektet. Ved at vælge en ny bruger eller gruppe kan man erstatte den eksisterende bruger med en anden.

All documents

Dette er en oversigt over de dokumenter, der er relateret til projektet og opgaverne i projektet. Hvis dokumentet har en opgavetitel, er det relateret til et dokument i en opgave. Ingen opgavetitel betyder, at dokumentet ligger i projektoversigten.

Completed projects (Afsluttede projekter)

Dette er listen over afsluttede projekter. Det er muligt at filtrere i denne liste. Projekter, der er blevet slettet, kan ikke fremsøges. Her skal man tage fat i en Virkplan medarbejder.

Templates (Skabeloner)

Det er her, man opretter de skabeloner, der skal bruges i projekterne. Skabelonerne er standarder, og man kan have flere skabeloner. Det er her, man definerer sine standardtidsplan med timing, dokumenter, assignees osv. Ændringer i en skabelon vil påvirke nye projekter, der er lavet ud fra skabelonen.

4. Tasks

En liste over alle opgaver, der fungerer som et arbejdsværktøj og overblik. Man kan filtrere på denne liste. Man kan markere flere opgaver og ændre assignee. Knappen "Actions" bruges til at starte, færdiggøre en opgave eller flere. Man kan tilføje kommentar og tilføje et dokument. Me and my groups viser status for gaver og dine gruppers opgaver. Der er mulighed for at se afsluttede projekters opgaver. Se afsnittet Time plan & Tasks for yderligere detaljer.

5. Documents

Dette er en liste over alle dokumenter. Ved at vælge et dokument kan man downloade det. Man kan filtrere på denne liste.

Det er kun muligt at se dokumentlisten, hvis du er virksomhedsadministrator, eller hvis du har tilladelse til at se alle dokumenter.

Time plan & Tasks (Tidsplan og opgaver)

En projekttidsplan er kun synlig for projektledere eller brugere med tilladelse til at læse eller redigere projekter.

Tidsplanen er din all over plan for projektet. Den er opdelt i faser med opgaver. Der er overblik over opgaver, modtager, start- og slutdato, forventet start- og slutdato, varighed og status. I Gantt-diagrammet har man en visualisering af planen.

Der er en gem- og nulstillingsknap. Og man kan starte, stoppe og afslutte projektet ved handlingsknappen i øverste højre hjørne.

Der flere funktioner til at justere tidsplanen, så den passer til dig, mens du arbejder i den. Det er ikke muligt at gemme justeringer i Tidsplanen, når du går ud af den.

Et billede, der indeholder skærmbillede, tekst, nummer/tal, Font/skrifttypeAutomatisk genereret beskrivelse

Der er flere funktioner i tidsplanen, der er relateret til opgaver. Man kan tilføje, slette og kopiere opgaver.

En Task (opgave) i et projekt er der, hvor man dokumenterer sit arbejde. Det er her, man starter og fuldfører sin opgave. Opgaveoversigten består af 7 felter.  

Et billede, der indeholder tekst, skærmbillede, Font/skrifttype, nummer/talAutomatisk genereret beskrivelse

Forms har en "født" standardformular fra en skabelon. Formularen kan redigeres, og det er her, man udfylder oplysninger om opgaven, enten ved hjælp af flueben, rullelister, tabel eller tekstfelter.  Man kan lave vandrette linjer og overskrifter.  

Information er det felt, hvor titel, varighedsdage og tidsindstilling, assignees, predecessors, beskrivelse og tags vises.  

Predecessors er en afhængig du kan sætte, således den pågældende opgave er afhængig af en anden opgave skal være afsluttet først, før den næste kan starte. En opgave kan have flere predecessors.

Stakeholders (Co – Assignee) er en bruger, der kan udføre opgaven på lige fod med assignee Antallet af stakeholders vil blive vist i feltet. Skal bruges, hvis du har brug for flere assignees på din opgave og ikke ønsker en gruppe som assignee.  (OBS – ny funktion under udvikling) - pt. Fungerer den kun som en ikke-aktiv assignee.

Sign Offs (Godkendere) er personer, der skal godkende den specifikke opgave. Dette kan være et tjek af, at formularerer udfyldt korrekt, eller at et dokument indeholder de krævede oplysninger. Man kan have flere godkendere af enopgave. En opgave vil ikke være afsluttet, før opgaven er godkendt af alle sign-offs. Antallet af sign-offs vises i feltet. 

Documents - upload og download filer til din opgave. For upload af Word-filer skal du vælge om den kun må kunne læses eller den er redigerbar (online redigering). Dette er kun gældende for Word-filer. Antallet af dokumenter vises i feltet. 

Et billede, der indeholder tekst, linje/række, skærmbillede, kvitteringAutomatisk genereret beskrivelse

Links bruges til at navigere til en ny placering ved at klikke eller trykke på den.  

Logfiler viser opgavernes "fodspor".  

Sådan bruges Datagrids
Koordinering af data mellem forskellige tjenester.
Last Updated on
April 19, 2024

Datagrids

Kun synligt for virksomhedsadministratorer (Company admins).

Sæt af tjenester, der interagerer direkte med hinanden for at koordinere behandlingen af store mængder data. Det giver mulighed for en bruger eller en gruppe at få adgang til, ændre og overføre store mængder data. Tjenesten kan trække data fra flere domæner efter anmodning. Adgange er restriktive afhængig af bruger.

Sådan kontakter du support og administrerer profil og notifikationer
Notifikationsflow, Personlig profil og supportfunktion.
Last Updated on
May 21, 2024

Notifikationer, Profil, Support

Notifications, Profile and Support

I venstre hjørne i bunden i Virkplan portalen finder man en menu-boks, der indeholder Notifikationer, hvilket er meddelelser, man får på tildelte opgaver og samtaler.

Man får besked, hvis en opgave er klar til at starte, en igangværende opgave tildeles en i projektforløbet, og man får beskeder, hvis nogen har tagget en i en samtale omkring en opgave eller et projekt, hvor man er tildelt en rolle.

Under Profil som er brugerens personlige profil, kan man se gruppemedlemskaber og man kan redigere, om man ønsker at modtage notifikationer på e-mail, og man kan tilføje telefonnummer eller ændre sin adgangskode. Det er her man kan logge ud af systemet, og man kan også trykke på Release Notes eller Funktionsbeskrivelser, og man vil så blive linket til Virkplans hjemmeside.

Når man trykker på Support, åbnes en supportformular, hvor man kan skrive en besked og uploade filer. Denne formular sendes til Virkplans ticketsystem.

Vedligehold KPI mål
Indtastning og vedligeholdelse af KPI mål.
Last Updated on
May 21, 2024

KPI Boards

KPI tavler er kun synlige for virksomhedsadministratorer.

Dette er en funktion til at indtaste og vedligeholde KPI-mål. Man kan oprette så mange tavler, som man vil. Man kan nemt redigere tallene og kopiere til et nyt år.

Alle KPI-mål er pr. måned. Data fra KPI-tavlerne kan bruges i BI-rapporterne.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.