HR processer med Virkplan Projects

Virkplan Projects er en digital platform til effektiv styring af projekter og opgaver indenfor HR. Løsningen skaber overblik, automatiserer arbejdsgange og kan integreres nemt med ERP-systemer.

Kontakt os her

Effektivisér HR-arbejdet – fra rekruttering til fratrædelse

‍

Virkplan Projects kan tilpasses HR-afdelingens behov og samle alle HR-opgaver ét sted – fra rekruttering og onboarding til performance, udvikling og offboarding. Platformen giver overblik, ensartede processer og højere effektivitet, samtidig med at både HR, ledere og medarbejdere får bedre samarbejdsvilkår.

‍

Onboarding: Automatiser forløb og tjeklister for nye medarbejdere – fra udstyr og adgange til kontrakt, træning og opfølgning.

‍

Performance og trivsel: Saml udviklingssamtaler, mål og KPI’er ét sted. Data kan integreres i BI-rapporter og styrke beslutningsgrundlaget.

‍

HR-dokumentation: Opbevar og organiser kontrakter, politikker og certifikater sikkert og tilgængeligt på tværs af projekter og opgaver.

‍

Automatisering: Opret skabeloner og brug triggers til at minimere manuelle opgaver og sikre smidige, rettidige HR-processer.

‍

Fordele:

Få styr på HR-opgaver med faste procedurer og ansvar.

Skab et professionelt og ensartet forløb for alle, både ved ansættelse samt fratrædelse.

Følg op på udviklingssamtaler, uddannelse og fravær nemt.

Gør HR-processer transparente for både HR og ledere.

Spar tid og undgå fejl med automatiserede arbejdsgange.

‍

Sådan fungerer Virkplan Projects i praksis: Løsningen er bygget op omkring projektskabeloner og opgaver, hvilket tilsammen skaber et gnidningsfrit flow fra rekruttering til ansættelse og introduktion. Nedenfor gennemgås et typisk workflow, der viser platformens brugervenlighed:

‍

Skabeloner til gentagne processer: I Virkplan Projects kan du oprette standardskabeloner for typiske HR-projekter og opgaver. Hver skabelon indeholder relevante trin, datafelter, dokumenter og afhængigheder, så nye projekter altid starter med en gennemtestet struktur (fx onboarding med alle delopgaver fra kontrakt til oplæring).

‍

Projektopstart og planlægning: Når en ny medarbejder tiltræder, kan et projekt startes manuelt eller automatisk via integrationer. Med det samme får HR og leder et visuelt overblik over alle opgaver og deadlines. Opgaver kan tilpasses, omprioriteres og tildeles ansvarlige, og workflowet sikrer, at opgaver flyder videre til næste afdeling uden at noget glemmes – også ved fratrædelse.

‍

Opfølgning og kvalitetssikring: Status opdateres i realtid, og ledere kan følge fremskridt via dashboards og filtrering. Al dokumentation samles automatisk i projektet. Kommentarer, forsinkelser og ændringer registreres, og opgaver kan hurtigt omfordeles ved behov. Systemet giver fuldt portefølje-overblik over HR-processer, og data kan visualiseres i Power BI til videre analyse.

‍

Kom nemt i gang – vi guider jer hele vejen

For at maksimere værdien for jeres virksomhed tilbyder Virkplan Projects dyb integration med andre systemer og mulighed for omfattende automatisering af arbejdsgange. Dette sikrer, at løsningen passer ind i jeres eksisterende IT-miljø og eliminerer manuelle mellemled. Se hvilke systemer, vi indhenter data fra her.

‍

Problemfri integration: Virkplan Projects kan integreres med ERP-, BI- og andre systemer via et åbent API. Data udveksles automatisk, så projekter og opgaver kan oprettes ud fra hændelser i ERP-systemet, mens status og oplysninger sendes tilbage uden manuel indsats.

‍

Hurtig opstart: Løsningen er klar til brug og følger best practice fra start. En pilot kan sættes op på få dage, hvor skabeloner og integrationer tilpasses jeres vigtigste HR-processer. Herefter kan løsningen udvides gradvist. Virkplan-teamet sørger for support, træning og løbende tilpasninger – og giver hurtig ROI gennem mindre administration og færre fejl.

‍

Vil du se, hvordan Virkplan Projects kan strømline jeres HR-arbejde?
Kontakt os for en demo eller pilot – og kom i gang på få dage.

Produkter i løsningen

Løsningen benytter flere af Virkplans standard produkter. Under hvert produkt kan du læse mere om de tekniske funktioner. Har du behov for andre af vores produkter, kan de aktiveres efter behov.

Fil import

AD integration

Projects

Support

BI integrationer

Etableringsprocessen

Virkplans etableringsproces er velafprøvet og placerer ansvaret hos begge parter. Vi opdeler etableringsprocessen i flere faser afhængig af løsning.

#

.

Opstartsworkshop

#

.

Opsætning

#

.

Gennemgang af opsætning

#

.

Undervisning

#

.

Go Live

#

.

Opfølgning

Gantt kort til HR Projektoverblik og justeringer

Gantt-kortet giver projektlederen et nemt overblik over de enkelte projekter. Opgavernes varighed, afhængigheder og rækkefølge kan nemt justeres via drag-and-drop. Status for hver opgave vises med farvekoder.

Projekt forside

På forsiden for hvert projekt, vises de primære projektinformationer.

Der kan ligeledes oprettes unikke felter til opsamling af data. Disse felter kalder vi for Forms, og kan være alt fra tekstbokse til checkmarks

Task-listen. Se alle opgaver på tværs af projekterne

Formålet med at alle opgaver vises på tværs af alle projekter, er at man kan fremsøge opgaver baseret på projektdata og udføre en samlet handling for dem alle.

Man kan markerer flere opgaver, og tildele dem til en anden ressource. Ligeledes kan man ændre status for de markerede opgaver.

Formålet er let at finde sine egne opgaver, finde specifikke opgaver og udfører masse handlinger for mange opgaver.

Triggers - en automatiseret handling i en opgave

Vi benytter Triggers til at starte en automatiseret handling når en opgave er udført.

Det kan være at der skal sendes en status til et andet system, eller en underleverandør skal have en mail med en opgave.

Man definere selv hvilke triggers man har brug for, og vi hjælper med at sætte dem op for jer.

Når en trigger er defineret, så er det let for projektlederen at benytte den automatiserede handling.

Integrer og kombiner alle dine datakilder til værdifulde indsigter. Vi indhenter data fra en bred vifte af systemer, så du kan kombinere viden på tværs af dine datakilder.

Book et møde