Projektstyring

Projektstyring involverer mange grænseflader og interessenter, hvilket kræver, at man konstant udvikler sin projektmodel for hvert projekt. Virkplans projektstyringsværktøj er lavet til netop dette.

Pris ekskl. moms

Abonnement

Tidsestimat

Projects er vores projekt - og processtyringsmodul.

Konceptet består i, at der er opsat standardskabeloner på de forskellige projekttyper. Hver gang et projekt startes, tager det udgangspunkt i skabelonen.

Hvert projekt består af et antal opgaver, som beskriver hvad der skal laves og af hvem.  Derudover foretages der også dataopsamling direkte i opgaven eller via vedhæftede dokumenter og billeder.

Projektlederen styrer projekterne og kan let få et samlet overblik og rette projekterne til. Projektdeltagerne ser let deres egne opgaver og får ligeledes et samlet overblik over processen.

Alle opgaver kan overføres til andre systemer via API. Desuden kan opgaverne sendes til eksterne pr. mail. Stadigvæk med muligheden for at status og dataindsamling bevares.

Grundlæggende funktion

Når man har mange projekter med mange ensartede opgaver, så opstår der behov for at finde udvalgte opgaver på tværs af projekter. Både for at sætte status, men også for dispatch (tildeling) til andre medarbejdere. Denne funktion er en grundlæggende funktion i Projects.

Overblik i rapporter

Vi har bevidst adskilt selve arbejdet med projekterne og ledelsesoverblikket.

De overblik og rapporteringer man har behov for, er helt kundespecifikke og ændrer sig over tid for den enkelte bruger.

I Virkplan portalen laves alt rapportering i Power BI rapporter, som er en integreret del af løsningen. Det gør det muligt at tilpasse sine rapporter løbende. Alle rapporter er vist i Virkplan portalen, men data kan også laves i jeres eget Power BI miljø. Alt data er tilgængeligt via API.

Tilpassede projekter

Projektstyring af fx. infrastrukturprojekter involverer mange grænseflader og interessenter, og kræver at man konstant udvikler sin projektmodel for hvert projekt.

Virkplans projektstyringsværktøj er lavet til netop dette. Alle projekter startes ud fra en best-practice skabelon og opgaverne tildeles automatisk grupper og brugere. Derved kan alle se hvad man skal lave, og ledelsen kan følge med overordnet.

Modellen er lavet færdig, så der er skabeloner for dataopsamling, scanning og registrering af komponenter.

Alle projekter og opgaver kan deles til andre systemer via API eller sendes pr. mail.

En vigtig del i opstarten af Projects er at kortlægge jeres interne processer. For mange virksomheder giver det en god indsigt i interne processer og gode optimeringsmuligheder.

Kontakt os for en gennemgang af en løsning til din virksomhed.

Etableringsprisen er som udgangspunkt fast og dækker de processer og workshops, som vi skal igennem sammen.

Opsætning

Opsætningen afhænger af jeres behov. De bedste succeser kommer altid når man inkluderer et opstartsforløb. Et forløb indeholder 1 workshop hvor vi opsætter 1 template for et projekt. Derefter er der løbende opfølgning og opsætning.

Har man behov for mere, så skal dette aftales.

Undervisning

Hvis undervisning kan holdes til online undervisning af udvalgte superbrugere samt deling af vores undervisningsvideoer, så er det inkluderet i løsningen. Har I brug for mere end dette, aftaler vi et forløb for dette.

Opfølgning

Vi laver altid løbende opfølgning i perioden efter opstart. Dette er for at sikre den bedste mulige brug af systemet.

Kontakt os for en gennemgang af mulighederne.

Produkter i løsningen

Løsningen benytter flere af Virkplans standard produkter. Under hvert produkt kan du læse mere om de tekniske funktioner. Har du behov for andre af vores produkter, kan de aktiveres efter behov.

Etableringsprocessen

Virkplans etableringsproces er velafprøvet og placerer ansvaret hos begge parter. Vi opdeler etableringsprocessen i flere faser afhængig af løsning.

Overblik over det enkelte projekt

Alle opgaver for et projekt, vises på et gantt chart.

Her kan man let se status for de enkelte opgaver. Afhængighederne for de enkelte opgaver kan defineres med simpelt drag'n'drop.

Alle opgaver kan grupperes i faser, for at give en god struktur.

Projektforside

På forsiden for hvert projekt, vises de primære projektinformationer.

Der kan ligeledes oprettes unikke felter til opsamling af data. Disse felter kalder vi for Forms, og kan være alt fra tekstbokse til checkmarks.

Projektliste

Alle projekter vises i en overskuelig liste, hvor du selv bestemmer hvilke felter du vil have med i visningen.

Der kan filtreres og søges på alle elementer i projektlisten.

Der kan defineres generelle projekt felter, som vil være på forsiden af hvert projekt. Det kan være projekttype, finance nummer m.m. Disse projekt felter vil så bliver vist som kolonner i ens projektliste.

Laver man en filtering, så man kun ser sine egne projketer, så huskes denne visning til næste gang.

Dashboard for alle dine projekter og opgaver

På Dashboard siden kan man se alle projekter og opgaver. Det er her man i det daglige ser hvad man har af opgaver.

Man kan se alle kommentare for projketerne og opgaverne, ved at klikke på dem.

Ideer - Benyttes til nye forretningsideer med henblik på dataindsamling og godkendelse inden det bliver til et projekt

Man definerer de skabeloner som man ønsker en idé skal baseres på.

Derefter arbejder man med sine ideer indtil de er kvalificeret til godkendelse. Når de er sendt til godkendelse, og godkendt vil de blive startet som proekter.

Et projekt der er startet på baggrund af en ide, vil altid have ide-grundlaget med.

Rapportering i Power BI

Rapportering laves i vores BI rapporter. Vi adskiller selve arbejdet med projekterne og rapportering, da det er forskellige behov og målgrupper der har brug for disse.

Alle rapporter laves i Power BI og er indlejret i løsningen. Du skal altså ikke betale yderligere licenser til Microsoft.

Alle rapporter kan tilpasses til dine behov.

Ønsker du at lave Power BI i jeres eget miljø, så udstilles alle data via API.

Task-listen. Se alle opgaver på tværs af projekterne

Formålet med at alle opgaver vises på tværs af alle projekter, er at man kan fremsøge opgaver baseret på projektdata og udføre en samlet handling for dem alle.

Man kan markerer flere opgaver, og tildele dem til en anden ressource. Ligeledes kan man ændre status for de markerede opgaver.

Formålet er let at finde sine egne opgaver, finde specifikke opgaver og udfører masse handlinger for mange opgaver.

Triggers - en automatiseret handling i en opgave

Vi benytter Triggers til at starte en automatiseret handling når en opgave er udført.

Det kan være at der skal sendes en status til et andet system, eller en underleverandør skal have en mail med en opgave.

Man definere selv hvilke triggers man har brug for, og vi hjælper med at sætte dem op for jer.

Når en trigger er defineret, så er det let for projektlederen at benytte den automatiserede handling.