Yes! We have received your message and will contact you as soon as possible.
Oops! Something went wrong… Please try again, or contact us for support.
Login
Languages
Field Service med Virkplan Projects - Spar tid, penge og ressourcer
Virkplan Projects er en digital platform til effektiv styring af projekter og opgaver – særligt velegnet til Field Service og teknisk montage. Løsningen skaber overblik, automatiserer arbejdsgange og forbinder kontor og montører via app og web. Integreres nemt med ERP-systemer.
Virkplan Projects er et digitalt projekt- og opgavestyringsværktøj, som passer perfekt til virksomheder med udekørende teknikere. Løsningen hjælper med at optimere processer, standardisere arbejdsrutiner og skabe overblik. Løsningen anvendes allerede både til produktlanceringer i fødevareindustrien og udrulning af ladestandere i forsyningsindustrien, men kan anvendes i mange flere brancher. Med Virkplan Projects kan du strukturere opgaver, koordinere teams og genbruge best-practice fra tidligere projekter. Den intuitive platform giver alle medarbejdere – både teknikere i marken og ledere – nem adgang til opgaver, dokumenter og deadlines, hvilket fremmer effektiviteten og samarbejdet.
Øget effektivitet og overblik: Virkplan Projects standardiserer arbejdsrutiner og samler alle opgaver/projekter ét sted, så du får fuldt overblik i realtid. Ledere kan hurtigt se status på alle igangværende opgaver, hvilket muliggør proaktiv planlægning og færre flaskehalse. Ensartede processer mindsker fejl og sikrer hurtigere gennemførelse af opgaver – til gavn for både bundlinje og kundetilfredshed.
Automatiserede arbejdsgange: Giver mulighed for at automatisere rutineprægede trin i jeres serviceprocesser. I hver opgave kan der opsættes en trigger, som udløser en automatisk handling. Det kunne f.eks. være at sende en mail til kunden ved opgavestatus “Fuldført”, oprette en fakturakladde i økonomisystemet når arbejdet er udført, eller planlægge en opfølgningsopgave til en salgskonsulent når en installation er afsluttet. Platformen understøtter Microsoft Power Automate og har færdige connectors, hvilket betyder at du kan bygge avancerede workflows uden at skulle programmere det fra bunden. Automatiseringen sparer tid og sikrer, at intet falder imellem stolene og gentagne manuelle opgaver bliver håndteret ensartet af systemet.
Dynamisk tilpasning af opgaver og processer: Virkplan Projects tilpasser sig virksomhedens workflow og ændringer i det daglige. Projektledere kan løbende justere opgaver, ressourcer og afhængigheder efter behov samt omfordele (dispatch’e) opgaver til nye medarbejdere, hvis planerne ændrer sig. Skabeloner til processer kan opdateres kontinuerligt, så du hele tiden bygger på best practice og nyeste erfaringer. Resultatet er en agil løsning, hvor arbejdsgange nemt kan justeres uden tunge systemændringer.
Integration på tværs af systemer: Løsningen spiller sammen med eksisterende ERP/CRM og andre systemer, så du undgår dobbeltregistreringer. Alle projekter og opgaver kan synkroniseres automatisk med eksterne systemer via API, og relevante data fra fx CRM eller ERP kan vises direkte inde i opgaverne på Virkplan-platformen. Det betyder, at teknikere og ledere altid arbejder med opdaterede data på tværs af platforme, uden dobbeltindtastning.
Kundeudtalelse: “Det var vigtigt for os, at løsningen var intuitiv og uden en masse tekniske termer, og det er den. Alle kan bruge Virkplan – også folk uden IT-kendskab og projektledelseserfaring.”– Geia Food.
Sådan fungerer Virkplan Projects i praksis: Løsningen er bygget op omkring projektskabeloner, opgaver og en mobilapp til teknikere, hvilket tilsammen skaber et gnidningsfrit flow fra planlægning til udførelse. Nedenfor gennemgås et typisk workflow, der viser platformens brugervenlighed:
Skabeloner til gentagne processer: I Virkplan Projects definerer du først standardskabeloner til de typiske projekter eller serviceopgaver. Hver skabelon indeholder nødvendige trin (opgaver),datafelter og dokumenter for processen. Du kan også på forhånd angive afhængigheder mellem opgaver og sikre, at relevante tjeklister og informationer er tilknyttet. Dette betyder, at når et nyt projekt starter, følger det en gennemtestet struktur.
(Eksempel: En skabelon til "Installation af anlæg" indeholder alle delopgaver fra forberedelse, montage, kvalitetstjek til afsluttende rapportering.)
Projektopstart og planlægning: Når en ny opgave eller et projekt igangsættes, oprettes det i systemet med udgangspunkt i en valgt skabelon. Det kan ske manuelt af en projektleder eller automatisk via integration, f.eks. trigget af en ordre i ERP-systemet. Straks ved oprettelse får projektlederen overblik over alle opgaver i projektet samt status. Lederen kan herefter tilpasse eller omprioritere trin, tildele ansvarlige og justere deadlines, alt efter behov. Systemet giver fleksibilitet til at reagere på ændringer – uden at miste den overordnede struktur.
Udførelse i marken via app: De teknikere, der er tildelt opgaver, modtager alle informationer på Virkplans mobilapp med det samme. Appen giver en klar liste over dagens opgaver med tilhørende beskrivelser, formularfelter og eventuelle vedhæftede dokumenter. Alle opgaver kan tilgås og opdateres fra app’en – også offline. Teknikeren kan nemt indtaste data, tage fotos og vedhæfte dokumentation undervejs i opgaven, på stedet. For eksempel vil en opgave: “Servicér anlæg X hos Kunde Y” automatisk indeholde kundens kontaktinfo, servicehistorik og tjekpunkter (hentet fra CRM/ERP), så teknikeren har alle relevante informationer ved hånden. Brugerfladen er enkel med afkrydsningsfelter, dropdowns og tekstfelter som guider teknikeren igennem arbejdet. Når en opgave er fuldført, markeres den, hvorefter status straks synkroniseres i systemet.
Opfølgning, overblik og kvalitetssikring: I takt med at opgaverne udføres, opdateres status i realtid i Virkplan Projects. Ledere kan følge med via et overskueligt dashboard eller lister, der viser alle projekter og opgaver. Herfra er der søge- og filtreringsmuligheder til at finde specifikke projekter eller opgavetyper. Hvert projekt samler automatisk al dokumentation og information, hvilket gør efterbehandling lettere. Eventuelle kommentarer eller forsinkelser på en opgave registreres, så alle involverede hurtigt kan tage action. Desuden kan lederen udføre eller omfordele opgaver direkte ved eksempelvis at om-allokere en opgave til en anden tekniker, hvis en medarbejder f.eks. er syg. Hele teamet har indblik i hinandens opgavestatus, hvilket skaber gennemsigtighed og færre misforståelser (alle kan f.eks. se, om en kollega allerede har løst en given opgave). Samlet set giver systemet et portefølje-overblik over alle igangværende projekter, og der kan laves visuelle rapporter via integreret Power BI til at analysere performance på data fra flere systemer.
For at maksimere værdien for jeres virksomhed tilbyder Virkplan Projects dyb integration med andre systemer og mulighed for omfattende automatisering af arbejdsgange. Dette sikrer, at løsningen passer ind i jeres eksisterende IT-miljø og eliminerer manuelle mellemled. Afslutningsvis skitseres her, hvordan integration og automation fungerer – samt hvordan I kan komme videre med løsningen:
Problemfri integration med andre systemer: Virkplan Projects kan sammenkobles med ERP, CRM, BI og andre systemer I bruger i forvejen. Alle projekter og opgaver kan via et åbent API synkroniseres med eksterne systemer, hvilket betyder, at data automatisk udveksles på tværs. Virkplan kan både modtage og afsende information: For eksempel kan du starte opgaver og projekter i Virkplan baseret på en ordre i virksomhedens ordresystem, og automatisk sende status tilbage.
Kom i gang med Virkplan Projects: Løsningen leveres klar til brug uden et langt udviklingsprojekt. Brugerflade og funktioner er allerede tilpasset et effektivt workflow og best practice. Du kan komme i gang med en pilot-implementering på få dage, hvor vi sammen identificerer jeres vigtigste use cases/serviceopgaver og konfigurerer skabeloner og integrationer hertil. Herefter kan du skalere op gradvist til flere teams eller forretningsområder. Virkplan-teamet tilbyder fuld support under implementeringen med rådgivning, træning af brugere og løbende tilpasning, så løsningen matcher jeres behov 100%. Tilbagebetalingstiden (ROI) er kort, idét du sparer tid på administration og minimerer fejl fra dag ét.
Kontakt os meget gerne for yderligere info.
Products in the solution
The solution uses several of Virkplan's standard products. Under each product you can read more about the technical features. If you need other of our products, they can be activated as needed.
Projects
BI as a service
AD integration
File import
Support
The Process
Virkplan's establishment process is well tested and places the responsibility with both parties. We always divide the establishment process into three stages.
#
.
Optartsworkshop
#
.
Opsætning
#
.
Gennemgang af opsætning
#
.
Undervisning
#
.
Go Live
#
.
Opfølgning
